اسکرام – چرا در اسکرام «خود مدیریتی» تیم‌ها الزامی شده است؟

هنگامی‌ که تیم‌ها با مشکلات پیچیده مواجه می‌شوند (مواردی که ناشناخته‌ها بیش از موارد شناخته شده هستند)، یا خلق محصولی نوآورانه به آنها سپرده می‌شوند، به ندرت می‌توان انتظار داشت که با استفاده از دستورالعمل‌های فرد یا افراد دیگر موفق شوند. گذشته از آن، به طور طبیعی راه‌حل روشن و مشخصی هم برای حل مشکل وجود ندارد و تیم‌ تنها با آزمودن گزینه‌های راه‌حل‌ها می‌تواند به راه‌کار مناسب برسد (فلسفه تجربه‌گرایی). لازم است تیم‌ها فرضیه‌هایی را تعیین کرده و در عین حال در مورد نحوه آزمودن فرضیه‌ها تصمیم‌گیری کنند و سپس براساس بینش حاصل از آزمون‌های خود، عمل کنند.

بهترین راه برای پشتیبانی تیم‌هایی که به این روش کار می‌کنند آن است که شرایطی برایشان فراهم شود که خود در مورد کارشان تصمیم بگیرند و نه آن‌که آنها را هدایت و راهبری کنیم.

ویژگی‌های تیم‌های «خود مدیریتی»

تیم‌های «خود مدیریتی» آن گروه از تیم‌ها هستند که از استقلال و اختیار لازم برای مدیریت کارهای خودشان برخوردار هستند. آنها تصمیم‌ می‌گیرند چه‌کاری، توسط چه کسی و در چه زمانی انجام شود. رهبران چابک باور دارند که نقش آنها مدیریت تیم‌ها نیست، بلکه وظیفه آنها ایجاد شرایط و پشتیبانی از تیم‌ها به گونه‌ای است که مدیریت بر خود را از سوی تیم امکان پذیر می‌کند (و سپس کنار رفتن از سر راه تیم‌ها).

موفقیت در «خود مدیریتی» مستلزم ایجاد شرایط زیر است:

• اهداف شفاف – چارچوب اسکرام دو هدف مهم را مورد توجه قرار می‌دهد: هدف محصول و هدف اسپرینت. اما در اینجا مقصود ما تنها این اهداف نیست! تیم اسکرام برای آن‌که دریابد باید چه‌کاری انجام دهد، باید دلیل انجام کار را دریافته و به طور مشخص بیان کند. چرا تیم نشکیل شده‌است؟ از آنها خواسته شده چه مساله‌ای را حل کنند؟
• محدوده (گستره) شفاف و مشخص – به تیم‌ها استقلال لازم برای آن‌که خود تصمیم بگیرند، داده شده‌است. در عین حال، درک و تمایز میان تصمیم‌هایی که تیم می‌تواند به تنهایی بگیرد و آن دسته از تصمیم‌هایی که تیم مجاز به گرفتن آنها نیست، برای «خود مدیریتی»، کلیدی است. شاید برخی از تصمیم‌ها پیشتر گرفته شده باشد و کاملا خارج از حیطه اختیار تیم باشد. به عنوان مثال ممکن است محدودیت‌های سازمانی، همانند بودجه‌ای که برای تیم پیش‌بینی شده است، مقررات حفش حریم خصوصی، پروتکل‌های امنیتی و الزامات مربوط به تطبیق با قوانین دولتی، وجود داشته باشد.
• شفافیت در پاسخ‌گویی – هر یک از اعضای تیم در ایفای نقش با هدف تحقق اهداف تیمی مسوول هستند. درک این‌که چه کسی برای دستیابی به نتایج مختلف مسوول است، به تیم‌ها در تمرکز بر کار کمک می‌کند.

همچنین در تیم‌های «خود مدیریتی»، چند بعدی (چند تخصصی – Cross-Functional) بودن نیز اهمیت دارد و لازم است این گروه از تیم‌ها از مهارت‌های لازم برای انجام کارهای روزمره خود بدون وابستگی دایمی به همکارانی خارج از تیم، برخوردار باشند. عدم پوشش مهارت‌های ضروری توسط اعضای تیم، استقلال و توانایی آنها را در مدیریت بهینه کارهایشان، کاهش می‌دهد. تحقق چند بعدی بودن، ممکن است مستلزم آموزش مهارت‌های جدید به اعضای تیم باشد، به‌گونه‌ای که اعضای تیم بتوانند در کار خود را در چارچوب زمان تعیین شده، انجام دهند.

چارچوب اسکرام، راهنمایی‌هایی برای امکان‌پذیر کردن «خود مدیریتی» پیش‌بینی نموده است. به عنوان مثال این چارچوب، موارد زیر را توضیف می‌کند:

• اهداف شامل هدف محصول و هدف اسپرینت.
• محدوده و مرزهای مربوط به نحوه سازماندهی کار، مانند شفاف کردن کار (بک‌لاگ‌های محصول و اسپرینت) و پیش‌بینی رویدادها برای افزایش ارتباطات و همکاری.
• پاسخگویی در اسکرام در قالب نقش‌های اسکرام مستر، مالک محصول و توسعه‌دهندگان مورد توجه قرار گرفته‌است.

ویژگی‌های تیم‌های «خود مدیریتی» در اسکرام

همان‌گونه که پیشتر نیز اشاره شد، تیم‌های «خود مدیریتی»، در مورد این‌که چه‌کاری، چه زمانی، چگونه و توسط چه کسی انجام می‌شود، راسا تصمیم می‌گیرند. آنچه در ادامه می‌آید می‌تواند به عنوان معیارهایی برای آن‌که تیم واقعا خود را مدیریت می‌کند، یا از خارج هدایت می‌شود، در نظر گرفته شود:

• تیم باید هر روزه در مورد کارهایی که باید انجام دهد، تصمیم‌گیری کند (با در نظر گرفتن ملاحظات زیر):
  • آیا در مسیر اهداف مشخصی حرکت می‌کنیم و آیا تیم از هدف محصول و هدف اسپرینت به عنوان خطوط راهنمای تصمیم‌های خود استفاده می‌کند؟
  • آیا تیم بر ارزشی که باید خلق و تحویل شود، متمرکز است؟
  • آیا تیم شما در مورد بهترین راه تحقق مولفه‌های بک‌لاگ‌های اسپرینت و محصول تصمیم‌گیری می‌کنند و آیا این تصمیم‌گیری‌ها بدون هدایت و راهبری از خارج تیم صورت می‌گیرد؟
• تیم در مورد این‌که کارهای مشخص در چه زمانی باید انجام شوند، تصمیم‌گیری می‌کند. این کار بدون هدایت خارجی و در نظر گرفتن ملاحظات زیر توسط تیم انجام می‌شود:
  • آیا تیم حجم کار واقع‌بینانه و چالشی را برای انجام در چارچوب اسپرینت انتخاب می‌کند و آن را به سرانجام می‌رساند؟
  • آیا تیم در مورد آنچه باید عرضه شود و زمان آن تصمیم‌گیری می‌کند؟
• نحوه تعامل اعضای تیم با یکدیگر (از جمله موارد زیر)، سرنخ‌هایی را در مورد «خود مدیریتی» تیم ارایه می‌دهد:
  • آیا توسعه‌دهندگان در مورد این‌که چه کسی کار را بر عهده بگیرد، تصمیم‌گیری می‌کنند؟
  • آیا تیم در حل مسایل همکاری می‌کنند؟
  • آیا صدای تمامی اعضای تیم شنیده می‌شود؟
  • آیا به یکدیگر اعتماد دارند؟
  • آیا اعضای تیم با یکدیگر همکاری و به هم کمک می‌کنند؟
• چگونگی مدیریت شیوه‌های کاری تیم توسط خود تیم و با در نظر گرفتن ملاحظات زیر، می‌تواند نشان‌دهنده آن باشد که تیم خود را مدیریت می‌کند یا خیر؟
  • آیا روش‌ها و شیوه‌های کیفی خود را تعریف کرده و بهبود می‌دهند؟
  • آیا به طور مداوم پذیرش و کاربست Scrum را بهبود می‌بخشند؟
  • آیا کاری که باید انجام شود، شفاف است؟
  • آیا آنها خود را متعهد به انجام کار می‌دادند و خود را وقف آن می‌کنند؟
  • آیا اعضای تیم ارزش‌های اسکرام را زندگی می‌کنند؟

افسانه‌ها و سوتفاهم‌ها درباره «خود مدیریتی»

موارد اندکی در اسکرام هستند که به اندازه خود مدیریتی در باره آن سوتفاهم و سو تعبیر وجود داشته باشد. در سطح کلیات «خود مدیریتی» مفهوم سخت و پیچیده‌ای نیست اما تفاوت‌های ظریفی وجود دارد که می‌توانند باعث زیر سوال رفتن همه چیز شوند.

به طور ساده می‌توان گفت: «تیم باید از استقلال لازم برای انجام کارهایش برخوردار باشد». با این‌حال عبارت «خود مدیریتی» می‌تواند منجر به این باورها شود که اسکرام مخالف مدیریت و مدیران است، که صحیح نیستند. در واقعیت چندین افسانه وجود دارند که باید با قوت رد شوند:

r افسانه: «خود مدیریتی» بدین معنی است به هیچ مدیر و مدیریتی نیاز نیست و تمامی کارهای متعارف مدیران، توسط اعضای تیم انجام می‌شود. این کارها می‌تواند شامل مواردی از جمله تصمیم در مورد جبران خدمات، جذب و استخدام، اخراج، ارتقا و توسعه در مسیر شغلی باشد. این باور همچنین ضرورت مسطح بودن ساختار سازمانی و عدم موضوعیت هر گونه عنوان شغلی و پاداش فردی در اسکرام را در بر می‌گیرد.

a واقعیت: «خود مدیریتی» به معنای این‌که تیم‌ها در سازمان نیازی به مدیر ندارند، نمی‌باشد. باور صحیحی که باید مورد توجه قرار گیرد آن است که در ساختار و ترکیب تیم اسکرام مدیریت تعریف نمی‌شود و در عین حال به این معنا نیست که در سازمان به مدیر و مدیران نیازی نیست.

در سازمانی‌هایی که از اسکرام به خوبی استفاده می‌کنند نقش مدیران از هدایت و راهبری تیم‌ها به پشتیبانی از تیم‌ها تغییر می‌کند. آنها احتمالا مناسب‌ترین افرادی هستند که باید اطمینان بیابند که تیم‌ها از هر آنچه برای موفقیت نیاز دارند برخوردار هستند (این مولفه‌های مورد نیاز موفقیت می‌تواند شامل تجهیزات ضروری، بودجه و همکاری افرادی خارج از تیم اسکرام باشد).

r افسانه: «خود مدیریتی» به این معنی است تیم‌های اسکرام از هیچ قاعده‌ای که منشا خارج از تیم‌ دارد، پایبند و متعهد نیستند و اگر برای این‌که خود تمامی تصمیم‌هایشان را بگیرند، توانمند شده باشند، می‌توانند مدیران و ذی‌نفعان را نادیده گرفته و به آنها پاسخ‌گو نباشند!

a واقعیت: اسکرام درباره «پاسخ‌گویی» بسیار جدی و سخت‌گیر است. تیم به عنوان یک کل پاسخ‌گوی خلق و انجام کار ارزشمند هستند و هر یک از اعضای تیم در این مورد مسوولیت‌های روشنی دارند. در «خود مدیریتی» هیچ تشویق و توصیه‌ای مبنی بر آشوب یا تعطیلی و تعلیق قواعد تنظیم شده از خارج تیم ندارد. تیم‌های اسکرام در عمل در انجام کارها و ایفای تعهداتشان، بسیار منضبط هستند.

r افسانه: تیم‌ها به طور کامل خودکفا و بی‌نیاز از بیرون هستند و از تمامی مهارت‌های ضروری برای انجام تمامی‌ کارهایشان برخوردار بوده و نباید از خارج از تیم برای انجام کارهای‌شان کمک بگیرند.

a واقعیت: واقعیت آن است که تیم برای مدیریت موثر بر کارهای خود، باید از مهارت‌های لازم برای انجام کار برخوردار باشد. با این‌حال در کارهای پیچیده ممکن است در مواردی گرفتن کمک موقت از افرادی خارج از تیم با مهارت‌ها و خبرگی خاص ضرورت داشته باشد. اغلب تعداد این گونه متخصصان خبره کم‌تر از آن است که به طور تمام وقت به عضویت تیم‌های اسکرام درآیند و از همین‌رو باید به تعداد زیادی تیم به صورت مشترک (و البته پاره‌وقت) کمک کنند. در این شرایط و با وجود آن‌که تیم‌های «خود مدیریتی» از تمامی مهارت‌های لازم برخوردار نیستند، اما به همکارن خارج از تیم خود همکاری موثر دارند و به اتفاق چگونگی انجام کار را تعیین می‌کنند.

r افسانه: هنگام مواجهه تیم‌های «خود مدیریتی» با چالش‌ها، همواره بهترین گزینه آن است که اجازه دهیم خود آن را حل و برطرف کنند.

a واقعیت: تیم‌های «خود مدیریتی» سخت تلاش می‌کنند تا خود موانع را برطرف کنند، اما این تلاش مجوری برای نادیده گرفتن چالش‌هایی نیست که نمی‌توانند بر آنها غلبه کنند. ما داستان‌های وحشتناکی از ذی‌نفعان پر مشغله شنیده‌ایم که با عدم راهنمایی تیم درباره اهداف کلی یا عدم ارایه بازخورد کافی، ادعا می‌کنند که با این کار دست تیم را در «خود مدیریتی» باز گذاشته‌اند!. به طور مشابه، در مورد اسکرام‌مسترها نیز می‌شنویم که در عین شناسایی تعارض‌های ناسالم در میان اعضای تیم‌ها، اختلال در تیم در حال رشد را نادیده می‌گیرند و مدعی هستند که به تیم اجازه می‌دهند تا راه خود را برای رسیدن به «خود مدیریتی» بیابند و پیگیری کنند.

هیچ‌یک از این نمونه‌ها از «خود مدیریتی» تیم حمایت نمی‌کنند، بلکه نمونه‌هایی از بی‌توجهی به مسوولیت‌ها در قبال تیم است!

هیچ‌کدام از این مثال‌ها از «خود مدیریتی» تیم حمایت نمی‌کنند، بلکه نمونه‌ای از رها کردن مسئولیت‌های خود در قبال تیم هستند.

به طور مشابه، ما در مورد اسکرام مسترها شنیده‌ایم که با شناسایی تعارضات ناسالم در بین اعضای تیم، اختلال در حال رشد تیم را نادیده می گیرند و ادعا می کنند که به تیم اجازه می‌دهند تا راه خود را برای رسیدن به راه حل «خود مدیریت» کند.

توضیح: استفاده از «خود مدیریتی» به عنوان ترجمه و معادل Self-Management Teams چندان به دل نمی‌نشیند، در عین حال معادل‌های دیگر نظیر «تیم خودگردان» یا «تیم مستقل» که در برخی متون استفاده شده‌اند نیز معادل چندانی مناسبی نیست.

منبع: www.scrum.org