راهنمایی برای برنامه‌ریزی و برگزاری جلسه‌های سریع و کارآمد

جلسه‌های بی‌حاصل

جلسه‌ها، مانند ایمیل و پیام‌رسان‌ها، هرگز برای تسخیر تمام زمان بیداری ما طراحی نشده‌اند. با این حال، تقویم بسیاری از ما مملو از جلسه‌های متعدد است که به جای تسهیل کار، مانع بهره‌وری می‌شوند. در حالت ایده‌آل، جلسه‌ها باید مانند توقف‌های کوتاه در یک سفر جاده‌ای باشند: سریع، ضروری و متمرکز بر هدف. اما در عمل، اغلب به توقف‌های طولانی و بی‌حاصل تبدیل می‌شوند.

۵ گام برای برگزاری جلسه‌های کارآمد

گام ۱: پیش از هر اقدامی، هزینه واقعی جلسه را محاسبه کنید.

• پرسش کلیدی: آیا این جلسه واقعاً ضروری است؟
• توجه: یک جلسه هفتگی مدیران میانی می‌تواند تا سالانه ۱۵ میلیون دلار هزینه برای سازمان داشته باشد.
• راهکار: پیش از ارسال دعوت، هزینه زمانی و مالی جلسه را برآورد کنید.

گام ۲: حداقل زمان لازم را در نظر بگیرید.

• قانون پارکینسون: کار به اندازه زمان اختصاص‌یافته با آن طول خواهد کشید.
• پیشنهاد: جلسه‌ها را به جای ۳۰ یا ۶۰ دقیقه، ۱۰-۱۵ دقیقه‌ای برنامه‌ریزی کنید.
• استراتژی: زمان‌های خاصی از روز (مثلاً ۳-۵ بعدازظهر یا سه‌شنبه‌ها) را به جلسه‌ها اختصاص دهید.

گام ۳: دستور جلسه واضح تعیین و از پیش اطلاع‌رسانی کنید.

• دستاوردهای مورد انتظار:
  • شرکت‌کنندگان آماده در جلسه شرکت خواهند کرد.
  • ممکن است در حین آماده شدن به این نتیجه برسید که اساسا نیازی به جلسه نیست!
  • ممکن است متوجه شوید اصلاً نیازی به جلسه نیست.
• پیشنهاد:  ۲۰% موارد کمتر را در دستور جلسه بگنجانید و ۲۰% زمان بیشتر برای بررسی هر مورد اختصاص دهید.

گام ۴: جلسه را متمرکز نگه دارید.

• ممنوعیت: از تلفن همراه و ابزارهای دیجیتال غیرضروری استفاده نکنید.
• پیشنهاد: از «جا لباسی دیجیتال» استفاده کنید (جایی برای گذاشتن وسایل دیجیتال پیش از جلسه).
• آمار: جلسه‌ها بدون حواس‌پرتی دیجیتال تا ۴۰% کارآمدتر هستند.

گام ۵: گام بعدی را مشخص کنید. (اما نه یک جلسه دیگر!)

• اقدامات نهایی
  • تصمیم‌های گرفته‌شده را مرور کنید.
  • مسئولیت‌ها و مهلت‌ها را مشخص نمایید.
  • نتایج را در یادداشت جلسه ثبت و برای همه ارسال کنید.

جمع‌بندی

جلسه‌ها زمانی ارزشمندند که:

• هدف واضحی داشته باشند.
• چارچوب زمانی بهینه‌ای داشته باشند
• به اقدام‌های مشخص ختم شوند.

بهترین همکاران شما برای کار کردن استخدام شده‌اند، نه برای حضور در جلسه‌ها!!

در صورتی که به جزییات بیشتر در این زمینه علاقمند هستید، پیشنهاد می‌شود به وب‌سایت www.biztoolbox.ir مراجعه بفرمایید.

لطفا در وبلاگ درج شود

پیشنهادهایی برای ۴ جلسه متداول

همه ما روزانه در جلسه‌های متنوعی شرکت می‌کنیم که شاید بتوان بسیاری از آنها را در یکی از ۴ گروه زیر دسته‌بندی کرد.

• جلسه‌های اسکرام روزانه (سرپایی)
• جلسه‌های عمومی
• جلسه‌های تک به تک
• جلسه‌های تصمیم‌گیری استراتژیک

در ادامه برخی نکات کلیدی و پیشنهادها برای برگزاری موثر این جلسه‌ها ارایه می‌شود:

۱) جلسه‌های اسکرام روزانه (۱۵ دقیقه‌ای و سرپایی)

• پرسش‌های کلیدی این گروه از جلسه‌ها

• • دیروز چه کردی؟
  • امروز چه خواهی کرد؟
  • چه موانعی داری؟
• خطای رایج و محتمل این گروه از جلسه‌ها؛  تبدیل به جلسه بررسی روند یا بحث فنی شدن.

۲) جلسه‌های عمومی (All-hands)

• هدف جلسه: ایجاد شفافیت، توسعه فرهنگ سازمانی، جشن موفقیت‌ها.
• نبایدها: ارائه انبوه داده‌ها یا گفتگو درباره مسائل فردی.

۳) جلسه‌های تک‌به‌تک

• فرکانس: متناسب با هر فرد (معمولاً هفتگی یا ماهانه).
• محورهای مورد گفتگو: مسیر شغلی، بازخورد، چالش‌ها.
• اشتباه رایج: تبدیل به جلسه‌های گزارش‌دهی روزانه.

۴) جلسه‌های تصمیم‌گیری استراتژیک

• پیشنهادها
  • از قبل آماده شوید.
  • تمامی صداها را بشنوید.
  • برنامه عملیاتی واضحی تنظیم و اطلاع‌رسانی کنید.
• هشدار: از کلی‌گویی پرهیز کنید.

در صورتی که به جزییات بیشتر در این زمینه علاقمند هستید، پیشنهاد می‌شود به وب‌سایت www.biztoolbox.ir مراجعه بفرمایید.