کدام گزاره – پیگیری یا پذیرش مسوولیت

تو جلسه در مورد دو نظر و گزاره مختلف، گفتگو و اختلاف نظر جدی پیش آمد:

• باید کار ارجاع شده را در سازمان پیگیری کنیم و حتی ساختاری برای پیگیری ایجاد کنیم و از مدیران هم بخواهیم همه چیز را پیگیری کنند (گزاره ۱).
• کاری که ارجاع شد، شفاف بود و مانعی هم در راه اجرایش پیش نیامد باید بدون نیاز به پیگیری هم انجام شود و در صورت عدم انجام، مسوول انجام کار باید مورد پرسش قرار گیرد و نه مشتری یا درخواست کننده (گزاره ۲). در این گزاره در صورت بروز مانع بر سر انجام کار، لازم است پیش از رسیدن مهلت و به محض مواجهه با مانع، موضوع به ذی‌نفعان گزارش شود.

شاید حدود ۱۰۰ دقیقه در مورد این دو گزاره صحبت کردیم و به نظرم جمع‌بندی ارزش به اشتراک گذاشتن دارد:

• کار ارجاع شده به واحدهای سازمانی و افراد باید بدون نیاز به پیگیری عملیاتی و اجرایی شود، به موقع و در چارچوب ضوابط سازمانی (با فرض شفاف‌سازی در مورد ابهام‌های احتمالی، همزمان با ارجاع کار)
• در صورتی که به هر دلیلی قرار نیست کار در مهلت مقرر به نتیجه برسد، لازم است در زودترین زمان یا به محض بروز مانع، به ذی‌نفعان اطلاع‌رسانی شود.
• عدم پیگیری، دلیلی برای به نتیجه نرسیدن کار نیست.
• در صورت انجام کار (با در نظر گرفتن ملاحظات بالا)، مسوول انجام کار باید مورد پرسش قرار گیرد و نه درخواست کننده.
• پیگیری توسط ذی‌نفع، مشتری یا درخواست کننده،‌ برای روان‌سازی، شناخت زود هنگام تنگناها و مانند آنها مزیت و مسوولیت‌پذیری پیگیری کننده محسوب می‌شود.
• پایش و کنترل فرآیندهای انجام کار را نباید فراموش کرد.

نظر شما چیست؟